总监理工程师如何组织会议

摘要 第一次工地会议是在中标书发出后，监理工程师准备发出开工前召开，目的是检查工程的准备情况，以确定开工日期。发出开工。第一次工地会议对顺利实施工程建设监理起重要的作用，总监理工程师应十分重视。为了开好第一次工地会议，总监理工程师应在做好充分准备的基础上，在开会之前用书画形式将会议议程有关事项以及应准备的内容业主和承包商，使各方都能做好充分的准备。 （1）会议准备的内容 第一次工地会议由总监理工程师主持，业主、承包商、指定分包商、专业监理工程师等参加，各方准备工作的内容如下： l）监理单位准备工作的内容包括：现场监理组织的机构框图及各专业监理工程师、监理人员名单及职责范围;监理工作的例行程序及有关表达说明。 2）业主准备工作的内容包括：派驻工地的代表名单以及业主的组织机构;工程占地、临时用地、临时道路、拆迁以及其它与开工有关的条件;施工许可证、执照的办理情况;资金筹集情况;施工图纸及其交底情况。 3）承包商准备工作的内容包括：工地组织机构图表，参与工程的主要人员名单以及各种技术工人和劳动力进场计划表;用于工程的材料、机械的来源及落实情况，供材计划清单;各种临时设施的准备情况，临时工程建设计划;试验室的建立或委托试验室的资质、地点等情况;工程保险的办理情况，有关已办手续的副本;现场的自然条件、图纸、水准基点及主要控制点的测量复核情况;为监理工程师提供的设备准备情况;施工组织总设计及施工进度计划;与开工有关的其他事项。 （2）会议程序及内容 1）与会人员介绍及项目组织情况说明。业主、监理工程师及承包商各自介绍与会人员的姓名、职务，并出示有关函件;各方说明各自的组织机构情况，并提交组织机构图表。 2）承包商施工准备情况的检查。在承包商介绍完施工准备情况后，监理工程师对照开工前准备工作的内容提出质疑和建议。对于影响开工的有关问题与业主协商解决办法。 3）业主介绍开工条件。检查业主的开工条件。 4）检查业主对合同的履行情况。如业主提供的材料设备是否已经落实。 5）明确监理工作程序。总监理工程师向业主和承包商介绍监理工作的各项程序和各项规章制度。 6）与会者对上述情况进行讨论和补充。 监理工程师对会议全部内容整理成纪要文件 咨询记录 · 回答于2022-12-21 第一次工地会议监理准备工作有哪些 第一次工地会议是在中标书发出后，监理工程师准备发出开工前召开，目的是检查工程的准备情况，以确定开工日期。发出开工。第一次工地会议对顺利实施工程建设监理起重要的作用，总监理工程师应十分重视。为了开好第一次工地会议，总监理工程师应在做好充分准备的基础上，在开会之前用书画形式将会议议程有关事项以及应准备的内容业主和承包商，使各方都能做好充分的准备。 （1）会议准备的内容 第一次工地会议由总监理工程师主持，业主、承包商、指定分包商、专业监理工程师等参加，各方准备工作的内容如下： l）监理单位准备工作的内容包括：现场监理组织的机构框图及各专业监理工程师、监理人员名单及职责范围;监理工作的例行程序及有关表达说明。 2）业主准备工作的内容包括：派驻工地的代表名单以及业主的组织机构;工程占地、临时用地、临时道路、拆迁以及其它与开工有关的条件;施工许可证、执照的办理情况;资金筹集情况;施工图纸及其交底情况。 3）承包商准备工作的内容包括：工地组织机构图表，参与工程的主要人员名单以及各种技术工人和劳动力进场计划表;用于工程的材料、机械的来源及落实情况，供材计划清单;各种临时设施的准备情况，临时工程建设计划;试验室的建立或委托试验室的资质、地点等情况;工程保险的办理情况，有关已办手续的副本;现场的自然条件、图纸、水准基点及主要控制点的测量复核情况;为监理工程师提供的设备准备情况;施工组织总设计及施工进度计划;与开工有关的其他事项。 （2）会议程序及内容 1）与会人员介绍及项目组织情况说明。业主、监理工程师及承包商各自介绍与会人员的姓名、职务，并出示有关函件;各方说明各自的组织机构情况，并提交组织机构图表。 2）承包商施工准备情况的检查。在承包商介绍完施工准备情况后，监理工程师对照开工前准备工作的内容提出质疑和建议。对于影响开工的有关问题与业主协商解决办法。 3）业主介绍开工条件。检查业主的开工条件。 4）检查业主对合同的履行情况。如业主提供的材料设备是否已经落实。 5）明确监理工作程序。总监理工程师向业主和承包商介绍监理工作的各项程序和各项规章制度。 6）与会者对上述情况进行讨论和补充。 监理工程师对会议全部内容整理成纪要文件

首先明确一下，你指的监理内部会议是项目监理机构的内部会议。如果是，那么由总监或总监代组织召开。会议可以是总监和总监代提出召开，或由专业监理工程师向总监提请召开。

监理工程师组织协调可采用如下方法：
（1）会议协调法
会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括第一次工地会议、监理例会、专业性监理会议等。
1)第一次工地会议
第一次工地会议是建设工程尚未全面展开前，履约各方相互认识、确定联络方式的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。第一次工地会议应在项目总监理工程师下达开工令之前举行，会议由建设单位主持召开。监理单位和总承包单位的授权代表参加，也可邀请分包单位参加，必要时邀请有关设计单位人员参加。
2)监理例会
①监理例会是由总监理工程师主持，按一定程序召开的，研究施工中出现的计划、进度、质量及工程款支付等问题的工地会议。
②监理例会应当定期召开，宜每周召开一次。
③参加人包括：项目总监理工程师（也可为总监理工程师代表）、其他有关监理人员、承包商项目经理、承包单位其他有关人员。需要时，还可邀请其他有关单位代表参加。
④会议的主要议题如下：对上次会议存在问题的解决和纪要的执行情况进行检查；工程进展情况；对下月（或下周）的进度预测；施工单位投入的人力、设备情况；施工质量、加工订货、材料的质量与供应情况；有关协调问题；索赔及工程款支付；质量问题处理措施。
⑤会议纪要
会议纪要由项目监理工程师机构起草，经与会各方签认，然后分发给有关单位。会议记录内容如下：会议地点及时间；出席者姓名、职务及他们代表的单位；会议中发言者的姓名及所发表的主要内容；决定事项；诸事项分别由何人何时执行。
3)专业性监理会议
除定期召开工地监理例会以外，还应根据需要组织召开一些专业性协调会议，例如加工定货会、业主直接分包的工程内容承包单位与总包单位之间的协调会、专业性较强的分包单位进场协调会等，由授权的监理工程师主持会议。
（2）交谈协调法
在实践中，并不是所有问题都需要开会来解决，有时可采用“交谈”这一方法。交谈包括面对面的交谈和电话交谈两种形式。
无论是内部协调还是外部协调，这种方法使用频率都是相当高的。其作用在于：
1)保持信息畅通。由于交谈本身没有合同效力及其方便性和及时性，所以建设工程参与各方之间及监理机构内部都愿意采用这一方法进行。
2)寻求协作和帮助。在寻求别人帮助和协作时，往往要及时了解对方的反应和意见，以便采取相应的对策。另外，相对于书面寻求协作，人们更难于拒绝面对面的请求。因此，采用交谈方式请求协作和帮助比采用书面方法实现的可能性要大。
3)及时地发布工程指令。在实践中，监理工程师一般都采用交谈方式先发布口头指令，这样，一方面可以使对方及时地执行指令，另一方面可以和对方进行交流，了解对方是否正确理解了指令。随后，再以书面形式加以确认。
（3）书面协调法
当会议或者交谈不方便或不需要时，或者需要精确地表达自己意见时，就会用到书面协调的方法。书面协调方法的特点是具有合同效力，一般常用于以下几方面：
1)不需双方直接交流的书面报告、报表、指令和等。
2)需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等。
3)事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。
（4）访问协调法
访问法主要用于外部协调中，有走访和邀访两种形式。走访是指监理工程师在建设工程施工前或施工过程中，对与工程施工有关的各部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问，向他们解释工程的情况，了解他们的意见。邀访是指监理工程师邀请上述各单位（包括业主）代表到施工现场对工程进行指导性巡视，了解现场工作。因为在多数情况下，这些有关方面并不了解工程，不清楚现场的实际情况，如果进行一些不恰当的干预，会对工程产生不利影响。这个时候，采用访问法可能是一个相当有效的协调方法。
（5）情况介绍法
情况介绍法通常与其他协调方法是紧密结合在一起的，它可能是在一次会议前，或是一次交谈前，或是一次走访或邀访前的向对方进行的情况介绍。形式上主要是口头的，有时也伴有书面的。介绍往往作为其他协调的引导，目的是使别人首先了解情况。因此，监理工程师应重视任何场合下的每一次介绍，要使别人能够理解你介绍的内容、问题和困难、你想得到的协助等。
总之，组织协调是一种艺术和技巧，监理工程师尤其是总监理工程师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能，如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等等。只有这样，监理工程师才能进行有效的协调。

工地例会时项目监理机构定期组织有关单位研究解决与与监理相关问题的会议。项目实施期间应定期举行工地例会，会议由监理工程师主持，参加者有监理工程师代表及有关监理人员、承包商的授权代表及有关人员、业主或业主代表及有关人员。工地例会召开的时间根据工程进展情况安排，一般有旬、半月和月度例会等几种。工程监理中的许多信息和决定是在工地会议上产生和决定的，协调工作大部分也是在此进行的，因此开好工地例会是工程监理的一项重要工作。工地会议决定同其他发出的各种指令性文件一样，具有等效作用。因此，工地例会的会议纪要是一个很重要的文件，会议纪要是监理工作指令文件的一种，要求记录真实、准确。当会议上对有关问题有不同意见时，监理工程师应站在公正的立场上作出决定。但对一些比较复杂的技术问题或难度较大的问题，不宜在工地例会上详细研究讨论，可以由监理工程师作出决定，另行安排专题会议研究。在工程监理中，工地例会的作用是不言自明的，但是如何召开工地例会，各监理单位、各总监均存在不同的看法。工地例会如何能够有效地解决问题，达到预期效果，我个人认为应该注意以下几点：按照《建设监理规范》规定，例会的时间、地点和参加人员、会议程序和内容均应在第一次工地会议中由各方协商确定。

监理工程组织协调可采用方法：
（1）会议协调法
会议协调法是建设工程监理中最常用的一种协调方法，实践中常用的会议协调法包括第一次工地会议、监理例会、专业性监理会议等。
1)第一次工地会议
第一次工地会议是建设工程尚未全面展开前，履约各方相互认识、确定联络方式的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。
会议由建设单位主持召开。监理单位和总承包单位的授权代表参加，也可邀请分包单位参加，必要时邀请有关设计单位人员参加。
2)监理例会
①监理例会是由总监理工程师主持，研究施工中出现的计划、进度、质量及工程款支付等问题的工地会议。
②监理例会应当定期召开，宜每周召开一次。
③参加人包括：项目总监理工程师（也可为总监理工程师代表）、其他有关监理人员、承包商项目经理、承包单位其他有关人员。需要时，还可邀请其他有关单位代表参加。
④会议的主要议题如下：对上次会议存在问题的解决和纪要的执行情况进行检查；工程进展情况；对下月（或下周）的进度预测；施工单位投入的人力、设备情况；施工质量、加工订货、材料的质量与供应情况；有关协调问题；索赔及工程款支付；质量问题处理措施。
⑤会议纪要
会议纪要由项目监理工程师机构起草，经与会各方签认，然后分发给有关单位。会议记录内容如下：会议地点及时间；出席者姓名、职务及他们代表的单位；会议中发言者的姓名及所发表的主要内容；决定事项；诸事项分别由何人何时执行。
3)专业性监理会议
根据需要组织召开一些专业性协调会议，由授权的监理工程师主持会议。
（2）交谈协调法
无论是内部协调还是外部协调，这种方法使用频率都是相当高的。其作用在于：
1)保持信息畅通。由于交谈本身没有合同效力及其方便性和及时性，所以建设工程参与各方之间及监理机构内部都愿意采用这一方法进行。
2)寻求协作和帮助。在寻求别人帮助和协作时，往往要及时了解对方的反应和意见，以便采取相应的对策。另外，相对于书面寻求协作，人们更难于拒绝面对面的请求。因此，采用交谈方式请求协作和帮助比采用书面方法实现的可能性要大。
3)及时地发布工程指令。在实践中，监理工程师一般都采用交谈方式先发布口头指令，这样，一方面可以使对方及时地执行指令，另一方面可以和对方进行交流，了解对方是否正确理解了指令。随后，再以书面形式加以确认。
（3）书面协调法
当会议或者交谈不方便或不需要时，或者需要精确地表达自己意见时，就会用到书面协调的方法。书面协调方法的特点是具有合同效力，一般常用于以下几方面：
1)不需双方直接交流的书面报告、报表、指令和等。
2)需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等。
3)事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。
（4）访问协调法
访问法主要用于外部协调中，有走访和邀访两种形式。走访是指监理工程师在建设工程施工前或施工过程中，对与工程施工有关的各部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问，向他们解释工程的情况，了解他们的意见。邀访是指监理工程师邀请上述各单位（包括业主）代表到施工现场对工程进行指导性巡视，了解现场工作。因为在多数情况下，这些有关方面并不了解工程，不清楚现场的实际情况，如果进行一些不恰当的干预，会对工程产生不利影响。这个时候，采用访问法可能是一个相当有效的协调方法。
（5）情况介绍法
情况介绍法通常与其他协调方法是紧密结合在一起的，它可能是在一次会议前，或是一次交谈前，或是一次走访或邀访前的向对方进行的情况介绍。形式上主要是口头的，有时也伴有书面的。介绍往往作为其他协调的引导，目的是使别人首先了解情况。因此，监理工程师应重视任何场合下的每一次介绍，要使别人能够理解你介绍的内容、问题和困难、你想得到的协助等。
总之，组织协调是一种艺术和技巧，监理工程师尤其是总监理工程师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能，如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等等。只有这样，监理工程师才能进行有效的协调。